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Quais os impactos do e-Social na folha de pagamento?

          O e-Social é um programa criado pelo Governo Federal que tem como objetivo principal unificar o envio de informações do empregador no que diz respeito aos seus funcionários. Ele vem sendo implementado progressivamente desde 2014 e, em 2015, começou a contar com um módulo destinado aos empregadores domésticos.
         Na prática, esse sistema gera uma série de modificações na folha de pagamento - tanto no envio como também na elaboração e no acompanhamento das obrigações. Desta forma é importante rever os processos de trabalho, bem como os cadastros e informações que serão transmitidas ao e-Social, pois todas as informações transmitidas para este novo ambiente serão declaratórias e após a integração com a DCTFWeb poderão gerar impostos que estão em desacordo com a realidade da sua empresa - e você não quer ficar irregular, não é mesmo? - veja, a seguir, quais são os impactos na folha de pagamento.

Maior controle e cruzamento de dados
         Uma questão importante que o e-Social traz para a folha de pagamento é a unificação de dados que serão transmitidos para o fisco através do ambiente. Hoje utilizamos vários aplicativos para transmitir essas informações o que onera e muito o trabalho dos profissionais de RH.
         Já em relação ao empregador, há maior unificação dos dados relacionados às obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, que são cruzadas e fiscalizadas com mais facilidade, pelo fato de estarem em um único ambiente, totalmente abertas, atualizadas, de fácil acesso para a fiscalização e passível de aplicação de multas.
         Mas o que isso significa na prática? Simples: que a folha de pagamento agora deve ser preenchida com ainda mais cuidado e que todos os demais dados fiscais e tributários precisam estar em dia. Com a submissão da folha ao e-Social, é mais fácil para a Receita Federal encontrar irregularidades e suprimir a sonegação de impostos.
Diminuição da burocracia
         Por outro lado, o e-Social também é capaz de gerar impactos positivos na folha de pagamento. Em relação à burocracia, por exemplo, esse sistema facilita todo o processo de legalidade completa em relação às obrigações trabalhistas.
         Isso acontece porque o e-Social propicia uma maior facilidade na obtenção da guia relativa aos impostos devidos quanto às obrigações trabalhistas. Com tudo reunido em um só lugar, fica mais simples realizar pagamentos e garantir a regularidade completa.

         Especialmente para folhas de pagamento maiores e mais complexas, essa unificação e digitalização de dados são benéficas porque evita que ocorram falhas no pagamento. Acumuladas, as falhas no pagamento dos tributos podem fazer com que a empresa passe a estar em uma situação irregular.

Mudança nos prazos de atualização
         Sem o e-Social, quaisquer modificações na folha de pagamento podem demorar um tempo elevado para que sejam incluídas nos registros oficiais. A admissão de um funcionário, por exemplo, pode levar até 40 dias para ser registrada e um acidente com necessidade de afastamento, 30 dias.
         O e-Social, entretanto, vem para mudar esse cenário, já que ele facilita a inclusão de dados no mesmo dia em que as situações acontecem, ou até mesmo um dia antes do fato acontecer, como por exemplo a admissão de um empregado com vínculo empregatício. Com isso, a folha de pagamento precisa ser observada mais de perto e requer um acompanhamento diário para que as modificações sejam registradas nos momentos adequados, sempre observando os prazos previstos na legislação.

Adequação do RH às mudanças
         Outro impacto causado na folha de pagamento é a maior necessidade de adequação do RH a essa nova realidade. Como esse setor é responsável pela folha, é preciso que sejam desenvolvidos parâmetros e que processos sejam alinhados para que a empresa tenha um acompanhamento ativo das modificações.
         Somente com a adequação do RH - como com o uso de soluções tecnológicas - é que essa folha de pagamento poderá ser enviada de maneira adequada ao que estabelece as orientações da Receita Federal.
         Isso é importante, inclusive, porque os prazos para a inclusão de modificações e pagamento de tributos diminuíram de maneira expressiva. Desse modo, o RH precisa considerar a possibilidade de automatizar processos e rever procedimentos de modo a conseguir cumprir com essas novas obrigações.

Maior quantidade de dados exigidos
         Um dos maiores impactos do e-Social na folha de pagamento consiste na ampliação da exigência em relação aos dados sobre os funcionários. Antes do sistema, a quantidade de dados se limitava, basicamente, à identificação do funcionário e à sua atuação dentro da empresa.
         Agora, novos dados começam a fazer parte do cadastro. A existência de dependentes e informações mais completas, como os cadastros dos empregados e dados pessoais atualizados (endereços, nomes, estado civil, grau de instrução, etc.), informações sobre os estagiários, entre outras, são agora solicitadas. A partir de 2018, também vai exigir declarações referentes à saúde do trabalhador e às condições do ambiente de trabalho, por exemplo.
         Isso exige maior organização para garantir a disponibilidade desses dados, mas também fornece uma gestão mais estrita por parte da empresa.

Necessidade de acompanhamento constante das mudanças
         Ano a ano, o e-Social vem passando por mudanças que servem para diminuir ainda mais os riscos de sonegação fiscal por parte dos empregadores. Em 2015, foi anunciado que referente aos trabalhadores domésticos, o e-Social incluiu os cálculos de 13° salário e informações sobre desligamento para esse grupo de trabalhadores.
         Com isso, o sistema também impacta a folha de pagamento ao exigir do empregador a atenção constante sobre as novas modificações e melhorias que são realizadas no sistema de maneira contínua. Dessa forma, o seu envio deixa de ser algo fixo e preestabelecido e passa a ser algo dinâmico e que se adapta às novas demandas e necessidades empresariais e fiscais.
         Os impactos do e-Social na folha de pagamento incluem mudanças diversas que, em síntese, passa a exigir mais robustez por parte do empregador - de modo que ele seja capaz de enviar todas essas novas informações necessárias. Apesar disso, efeitos positivos também surgem, como a diminuição da burocracia, uma vez que o sistema esteja devidamente compreendido, e maior controle e seriedade trabalhista.

Fonte: Blog Metadados - 6 de junho de 2016