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Checklist definitivo sobre o e-Social para empresas

         Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Tecnologia da Informação, Segurança e Saúde do Trabalho. Esses são só alguns dos departamentos que o e-Social irá movimentar nos próximos anos. Em 2017, por conta da liberação do ambiente de testes, e em 2018, por ser o momento previsto para o projeto entrar em vigor. Mas, independentemente de qual seja o departamento responsável na sua empresa pela condução das adequações, existem alguns itens básicos que não podem passar despercebidos.
         Se você é a pessoa que está à frente desse projeto, precisa conferir se essas etapas estão sendo bem conduzidas:

1) Orçamento para o e-Social
         Início de ano marca o planejamento das companhias para o período que está por vir. Geralmente, é nessa época que são realizadas as definições de orçamentos e contratos com os fornecedores. Por isso, vale lembrar que o e-Social precisa ser um dos temas prioritários contemplados no orçamento.
a) A empresa já realizou uma avaliação da infraestrutura técnica que dará suporte às operações do e-Social, por exemplo, acesso à internet, performance dos servidores, dentre outros?
b) Já avaliou a possiblidade de automatização dos processos através de fluxos de workflow (fluxo de trabalho informatizado), por exemplo?
c) As informações exigidas pelo e-Social estão automatizadas e os sistemas que gerenciam essas informações estão atualizados com a última versão do layout?
d) A empresa possui mais de um fornecedor envolvido nos processos que envolvem o e-Social? Se sim, as integrações necessárias entre esses fornecedores já foram mapeadas?
e) Será necessário contratar mais colaboradores para apoiar na adequação?
f) Os funcionários estão capacitados? Há necessidade de investir em treinamentos?
g) Sua empresa já possui certificado digital? Ele está atualizado?
Ao responder essas perguntas sua empresa terá a dimensão de quanto será necessário investir para ficar em dia com o e-Social. Por isso, vale a pena reforçar junto à alta Direção a necessidade de reservar um investimento exclusivo para o projeto.

2) Definição de escopo e cronograma
         Além de garantir que o e-Social estará contemplado no orçamento, também é necessário mapear as atividades que precisam ser realizadas para que os dados sejam entregues dentro do novo formato. Ou seja, definir o escopo do projeto na empresa, pois cada organização tem cultura e complexidade diferentes. Por isso, é importante entender quais processos terão que ser revistos e quais departamentos deverão ser envolvidos nessa adequação.
         Após realizar esse mapeamento, é a hora de definir o cronograma e dividir as tarefas. Vale lembrar que as companhias precisam estar aderentes aos novos prazos e determinações do e-Social antes de julho de 2017, data prevista para início dos testes.

Para levantar esses dados, é preciso realizar as seguintes ações:
a) Mapear todas as informações exigidas nos layouts do e-Social e quais departamentos são responsáveis por elas atualmente;
b) Identificar possíveis “gaps” (lacunas) e fazer um plano de ação para saná-los;
c) Estabelecer uma matriz de responsabilidade entre as áreas envolvidas;
Avaliar a aderência à legislação vigente e às convenções coletivas sobre cumprimento dos prazos legais, incidências das rubricas, exposição a vínculo de emprego, dentre outras medidas;
d) Identificar possíveis divergências na prestação de informações entre as diversas obrigações do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o e-Social;
e) Confira os novos prazos para cada evento do e-Social!

3) Acompanhar de perto os fornecedores de software
         Outro ponto fundamental do processo de adaptação ao e-Social, é o relacionamento com os fornecedores de software que irão suportar a parte de automatização do envio das informações ao ambiente digital do governo federal.
         Especialistas, reforçam que embora o governo acene uma simplificação dos processos, o começo será de muitos ajustes, por isso a necessidade de estreitar a relação com as empresas de soluções tecnológicas.
Pense sobre isso
         A palavra de ordem é: estudem bastante sobre e-Social, ajustem as rotinas e cobrem dos seus fornecedores de sistemas, mais suporte e acompanhamento. Esse período pré e pós-implantação será muito difícil, por isso as companhias vão precisar de toda ajuda possível.